手続き・届出について

作成後の手続き

就業規則が完成したら、従業員の意見を聞き、労働基準監督署へ提出するという流れになりますが、就業規則が「労務管理ツール」であることを踏まえれば、事前に就業規則が適用される従業員全員を集めた説明会を開催することが望ましいでしょう。
作成プロジェクトに関わっている人間の目では思いもよらなかった質問や指摘が出るケースもあります(その場合には再度修正を検討することになります)


労働基準法では、常時10人以上(パート、アルバイト等を含む)の労働者を使用する事業場では、就業規則の作成、変更にあたり事業場ごとの労働者の過半数代表者の意見を聴いた上で労働基準監督署へ提出するものとされています。

従業員の意見聴取を行う理由としては、原則として経営者側が一方的に作成することが可能な就業規則に従業員への説明、意見を求めることにより、一定の歯止めをかける狙いがあるといわれています。もっとも、法律が求めているのは「意見書」であって「同意書」ではありませんから、従業員の同意がなくとも労働基準監督署へ持っていけば法律上の問題がない限り受理されることになります(ただし不利益な変更が行われた場合など、同様に受理はされますがそれによって直ちに就業規則が法律上の有効性を持つという意味ではありません)


また、意見を聴取する過半数代表者は、それぞれの事業場ごとに、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合、ない場合は労働者の過半数を代表する者を選出します。
代表者の選出方法は、「投票や挙手等の方法による民主的な手続きによって選出された者であること」とされており、法律上の管理監督者は除かれます。代表者の選出が適切に行われたことを示すため、議事録等なんらかの書面を残しておくことが望ましいでしょう。


意見書の書式や、就業規則を労働基準監督署に届け出る際の届出様式については、特に定められておらず、任意に作成してよいことになっています。労働局のホームページなどからダウンロードできるものを使用するのが無難でしょう.

就業規則の周知

せっかく作成した就業規則は従業員に周知する必要があります。労働基準法でも、「使用者は、就業規則を労働者に周知しなければならない」とされていますが、そうでなくともなんらかの「労務管理上の効果」を期待して就業規則を作成したのであれば、周知しなければその効果も発揮できないのは当然のことです。


法律では周知の方法は以下の通り定められています。



1の「各作業場」とは「事業場内において密接な関連の下に作業の行われている個々の現場をいい、主として建物別等によって判定すべきものである」とされています。(昭23.4.5基発第535号)
2のこの「書面」には、印刷物および複写した書面も含まれます。(平11.1.29基発第45号)
「労務管理上の効果」という点からは、配布して常に携帯してもらうくらいのほうが良いかもしれません。
3については「内容をハードディスクなどこれらに準ずるものに記録し、この記録の内容を電子データとして取り出し常時確認できるように、各作業場にパソコンなどの機器を設置し、かつ、このパソコンなどの機器の操作方法を労働者に周知させることにより、労働者が必要なときに容易に確認できるようにする必要があるとされています。(平11.1.29基発第45号)
周知していない就業規則について効力を発しないことについては10人未満の事業場であっても同様です。

就業規則作成ガイド:ここまで

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